事務局員募集に際して

このページでは、事務局員募集に関して説明を行います。

事務局員募集に当たって検討したこと

• 各役職で募集する人数の確認
• 事務局員は大会期間のホテル宿泊を必須にするか否か
  • 原則、必須になりました
• 宿泊費用以外の費用負担について
  • 大会運営費用の負担は無しとなりました
• 募集対象となるメン齢の制限の有無
  • 制限をかけずに募集を行いました

36thでの事務局員募集の流れ(抜粋)

事務局員募集に関する36thでのスケジュールは以下のようになっています。 内部サイトにて、実際の文言やリンクなどを掲載しています：

2024/1/1

• Discordにて事務局サーバー設立
• 35th終了時に36th続投を決めていたメンバーが加入し、事務局員募集の方針を協議

2024/1/18

• 事務局員募集の告知を関東5研に告知
• Googleフォームにて募集

2024年3月

• 人数が不足していた役職に絞って、研究会の通活で広報させていただいた

2024年4月上旬

• ほぼ全員の募集が完了

36thの募集において困難であった点(抜粋)

36thの事務局員募集では以下の確認をしていました。

• 大会当日に宿泊する可能性があること
  • 他の事務局員と公平を期すために、基本的に全事務局員が宿泊する前提で募集を進めていました。
  • 宿泊費用は自己負担になり、なおかつ年末の4日間であるため、参加の障壁になっていました。
  • 宿泊にかかる費用も募集時点では確定していませんでした。

内部サイトに完全版があります：

事務局員募集において収集する情報

36thでは事務局員募集の際にメールアドレスのみをGoogleフォームで収集していましたが、結局大会当日までに以下の情報を事務局員から収集することになりました。

一度集めてしまえばスプレッドシートから情報の切り分けができるので、以下の情報をGoogleフォームで一括で収集しておくことを推奨します。

Tips

Googleフォームの回答完了画面にて有効期限を長めに設定したDiscordのサーバー招待URLを貼っておくと、事務局員がシームレスにサーバーに参加できます。

注意

Googleフォーム自体はURLさえ知っていれば誰でもアクセスできるため、回答終了画面に招待URLを表示する場合はDiscordのeveryoneの閲覧権限を狭める必要があります。詳しくはこちら

必要な情報	メモ
名前(漢字)	ネームカード、宿泊者名簿、官公庁向け書類などで使用
名前(ふりがな)	ネームカード、宿泊者名簿、官公庁向け書類などで使用
名前(ローマ字)	ネームカード、宿泊者名簿、官公庁向け書類などで使用
メールアドレス(Googleアカウント)	アクセス権限の制御で使用
所属大学	大会HP上の事務局員紹介、官公庁向け書類などで使用
学部	大会HP上の事務局員紹介、官公庁向け書類などで使用
学年	大会HP上の事務局員紹介、官公庁向け書類などで使用
研究会	大会HP上の事務局員紹介、官公庁向け書類などで使用
メン齢	大会HP上の事務局員紹介などで使用
役職(統括orヒラ)	アクセス権限の制御で使用
役職(部門)	アクセス権限の制御で使用
アレルギー	大会当日の健康管理で使用
持病	大会当日の健康管理で使用
緊急連絡先	大会当日の健康管理で使用

コラム：AJMUN事務局員の資格

36thのAJMUN事務局は、関東5研の会員によって構成されていました。
模擬国連のコミュニティ内からのみ人材を集めていたため、模擬国連の勝手がわかっている人材で固められた利点と、絶対的な頭数に不安が残る欠点がありました。
模擬国連コミュニティ外からも人材が集まる可能性について考えてみるのも良いかもしれません。

リンク集

• 事務局員募集で使ったCanvaスライド(内部用サイトで閲覧可能)

  • 活用する際はこれをコピーした別ファイルで編集していただけると助かります(36thバージョンも残しておきたいため)

• ⚠️AJMUN⚠️事務局員募集フォーム - Google フォーム(内部用サイトで閲覧可能)

  • フォームの編集用リンクです
  • 活用する場合はこれをコピーして別フォームにしてください

• ajmun36th組織図・リクルート - Google スプレッドシート(内部用サイトで閲覧可能)

  • 事務局員募集がひと段落した後に全体像を見るために作ったスプシです。実際の業務に直接活かすことはありませんでしたが...

• 36th ajmun事務局員　募集要項 - Google ドキュメント(内部用サイトで閲覧可能)

  • 実際に使用することはありませんでしたが、募集要綱という形を検討もしていました。