レイアウト

レイアウトには大きく分けて二フェーズあります。

まず、会場のどの部屋を予約し、どの会議がどの部屋を使うかを確定させます。(会議室確定フェーズ)

次に、その部屋で会議をどんなレイアウトで実施するかについて、机・椅子・マイクやプロジェクターの使用有無や配置などを会議フロントから聞き取り、会場様とすり合わせます。

スケジュール感

会議室の抑えはかなり早期(通年、3月冒頭ごろ)に確定します。

そのため、実際の作業としては確保してある会議室をどのように割り当てるかという調整がメインになります。

この調整は大会のアプライが始まり、デリの会議割が確定するタイミングとほぼ同時期に確定することが多いですが、これも会場および代理店様のスケジュールに依存するので、変動する可能性があります。

どの会議がどのくらいの参加人数になるのかの情報がない状態で会議室を抑えるため、毎年総務が苦労するタスクの一つです。

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